Die Terminbuchung bei Allgemeinärzten, Therapeuten und Fachärzten stellt für Patienten häufig ein Ärgernis dar: Nervige Warteschleifen am Telefon, schlechte Erreichbarkeit und gestresste Mitarbeiter sorgen für ein nicht zufriedenstellendes Erlebnis. Abhilfe verspricht die Online Terminbuchung durch die Patienten ganz einfach ohne größeren Aufwand online Termine buchen können. Was verbirgt sich dahinter und welche Vorteile hält die digitale Terminvereinbarung für Patienten sowie Ärzte bereit? Wir haben das Verfahren für Sie unter die Lupe genommen.
Im Gegensatz zu den meisten – vor allem jüngeren – Patienten stehen manche Mediziner dem Thema Digitalisierung nach wie vor skeptisch gegenüber. Zu den häufig geäußerten Vorbehalten in Bezug auf die Online Terminbuchung gehören:
Allerdings handelt es sich bei diesen Vorbehalten um Argumente, die leicht entkräftet werden können. Nach einer kurzen Eingewöhnungszeit möchten die meisten Mediziner nicht mehr auf ihr Online-Terminbuchungssystem verzichten. Und tatsächlich sind die positiven Auswirkungen nicht zu verachten.
Werfen wir zunächst einen Blick auf die Vorzüge vom Online Terminkalender für Ihre Patienten. Der auffälligste Unterschied zur telefonischen Terminvereinbarung ist, dass der Online-Terminplaner permanent verfügbar ist. Ob direkt auf Ihrer Homepage oder über cloudbasierte Software Tools wie Doctolib – bei der Online Terminvereinbarung spielen die Uhrzeit und der Ort keine Rolle. Ihre Patienten können rund um die Uhr einen freien Termin in Ihrer Praxis buchen. Dadurch steigen letztlich auch Ihre Patientenzahlen, denn potenzielle Neupatienten werden nicht mehr durch lange Warteschleifen abgeschreckt und in die Arme Ihrer medizinischen Konkurrenz getrieben.
Ihre Patienten spüren die Vorteile der Online-Terminvergabe in der Arztpraxis unmittelbar am eigenen Leib. Statt auf die Öffnung der Praxis am nächsten Morgen oder nach dem Wochenende warten zu müssen, können sie bereits am Abend bzw. in der Nacht zuvor ihre Termine buchen. Das beruhigt die Nerven und sorgt für die oft zitierte positive User Experience.
Gehörlose profitieren in besonderer Weise von der Online Terminbuchung. Mussten sie bislang entweder persönlich vorstellig werden, E-Mails schreiben oder eine Vertrauensperson anrufen lassen, so können sie die Buchung nun selbst über den Online Kalender erledigen. Als Arztpraxis kommen Sie mit Hilfe von einem Buchungs Widget zur Online Terminvereinbarung dem Ziel der vollständigen Barrierefreiheit näher.
Flexibilität ist einer der zentralen Vorteile der Online-Terminvergabe in einer Arztpraxis. Ihre Kunden werden dankbar sein: Mit wenigen Klicks lässt sich innerhalb kürzester Zeit ein Termin buchen. Der klassische, äußerst unbeliebte Satz der Empfangsdame: „Tut mir leid, da ist schon alles voll.“ verliert online seine Gültigkeit.
Gefühlt verbringen wir unser halbes Leben in einer telefonischen Warteschleife – bei der Restaurantbuchung, beim Kundendienst von Telekommunikationsunternehmen und leider auch bei Ärzten. Mit der Implementierung eines Terminbuchungs-Tools für Online Termine hat dieser leidige Zustand zumindest partiell ein Ende. Als Arzt werten Sie dadurch das Image Ihrer Praxis deutlich auf.
Nun zu den direkten Vorteilen der Online Terminplaner für Arztpraxen. Weniger Telefonate und ein damit einhergehende, effiziente Termin Planung führen zu einer deutlichen Arbeitserleichterung für Ihre Mitarbeiter. Ihre online gebuchten Termine können bequem und vollautomatisch im Office 365 / Outlook Kalender gespeichert werden. Ihre Praxismitarbeiter müssen keine E-Mail zur Terminvereinbarung mehr schicken oder den halben Tag am Telefon verbringen, um Termine zu vereinbaren. Dadurch verbessern Sie generell die Atmosphäre in Ihrer Praxis – ein Vorteil, den auch Ihre Patienten zu spüren bekommen.
Manche Ärzte kommen gut damit zurecht, für andere sind sie ein Gräuel: administrative Aufgaben. Einer der unbestreitbaren Vorteile der Online-Terminvergabe in der Arztpraxis ist die Tatsache, dass sich der administrative Aufwand in der Praxis nach einer kurzen Phase der Eingewöhnung erheblich verringert. Aufwändige Terminabstimmungen fallen weg, da die Patienten selbst – und nicht etwa Sie oder Ihre Mitarbeiter – sich um die Terminbuchung kümmern. Dadurch haben Sie und Ihr Team mehr Zeit für andere Arzt-spezifische Aufgaben und die Effizienz Ihrer Mitarbeiter steigt.
Das Nichterscheinen von Patienten mit festem Termin ist in vielen Arztpraxen ein Problem. Durch die Online Terminbuchung lässt sich die Anzahl der No-Shows signifikant reduzieren. Automatisierte Erinnerungs-E-Mails sorgen dafür, dass Ihre Patienten am Tag X vereinbarungsgemäß zu Ihnen kommen und den gebuchten Arzttermin wahrnehmen. Können Patienten ihren Termin nun doch nicht wahrnehmen sollten Sie in der E-Mail eine Option zum Absagen des Termins einbauen. Achten Sie bei Erstellung der Vorlage für die Erinnerungs-Mail auch darauf, dass das Look and Feel der Corporate Identity Ihrer Arztpraxis entspricht, damit der Patient die E-Mail sofort mit Ihnen in Verbindung bringen kann.
Als Arzt haben Sie bei der Online Terminvereinbarung mehr als nur „Mitspracherecht“. Durch eine kluge Konfiguration des Systems steuern Sie die Patientenauslastung in Ihrer Praxis präzise. So können Sie beispielsweise an zwei Vormittagen und einem Nachmittag in der Woche Termine für Ihre „Online Patienten“ frei halten.
Im stressigen Alltag an der Rezeption können leicht Fehler passieren. Statt auf 9 Uhr 15 wird der betreffende Patient auf 10 Uhr 15 terminiert usw. Mit der Online Terminreservierung minimieren Sie die Fehleranfälligkeit in Ihrer Praxis. Cloudbasierte Systeme der neuesten Generation funktionieren fehlerfrei und sind zudem 100% sicher.
Manche IT-Produkte von Softwareanbietern bieten neben der reinen Online Terminvereinbarung weitere hilfreiche Features an:
Schauen Sie sich den Leistungsumfang der einzelnen Lösungen genau an und entscheiden Sie erst nach eingehender Prüfung, ob das Produkt für Sie infrage kommt. Manche Unternehmen stellen ihren Terminplanungs-Service zum Kennenlernen auch 30 Tage kostenlos zur Verfügung. Prüfen Sie in diesem Zeitraum das Tool auf Schwachstellen, bevor Sie sich dafür entscheiden. Anschließend genießen Sie die Vorteile der Online-Terminvergabe in Ihrer Arztpraxis vollumfänglich.
Ein gutes Ranking bei allen gängigen Google-Suchanfragen wie etwa „Orthopäde in München“ gehört heute zu den Must-haves jeder Arztpraxis. Durch das Angebot der Online Terminreservierung verlängern Sie die durchschnittliche Verweildauer der User auf Ihrer Webseite. Google registriert diese lange Average Time on Site und belohnt Sie mit einem hohen Ranking. Als Mediziner haben Sie dadurch einen Wettbewerbsvorteil gegenüber Ihren Fachkollegen aus der Region, die keine Online Terminplanung für ihre Patienten anbieten.
Haben Sie sich für ein Online-System entschieden, macht es Sinn, diese neue Möglichkeit an Ihre Patienten zu kommunizieren. Nutzen Sie dafür die gängigen Social Media Kanäle oder einen Newsletter im Rahmen Ihrer E-Mail-Marketing Aktivitäten, um Patienten auf die Möglichkeit zur Online-Buchung von Terminen aufmerksam zu machen. Vergessen Sie außerdem nicht die Patienten, die tagtäglich in Ihre Praxis bzw. Klinik kommen. Auch sie freuen sich, wenn sie von Ihnen persönlich über die neuen Möglichkeiten zur Terminbuchung informiert werden.
Machen Sie es Ihren Patienten einfach. Indem Sie auf Ihrer Webseite einen Google-Maps Link mit der Lage Ihrer Klinik oder Praxis integrieren, kann der Patient gleich sehen, wie er zu ihnen kommt, wo er parken kann, und wie viel Zeit er einplanen muss, um zu Ihnen zu gelangen. Machen Sie sich die digitalen Möglichkeiten zunutze und bieten Sie Patienten einen Mehrwert. Nur so werden sie sich im Zweifel für Ihre Praxis und gegen eine andere Praxis entscheiden.
Mit dem Umstieg auf Online-Terminmanagement erschließen sich neue Patientengruppen – Berufstätige, Gehörlose, Unzufriedene. Patienten können dadurch rund um die Uhr Termine buchen. Sie optimieren außerdem die Prozesse in Ihrer Praxis und verbessern das Arbeitsklima innerhalb Ihres Teams. Die meisten Tools lassen sich zudem problemlos und kostengünstig in bestehende Systeme integrieren. Nehmen Sie einen Vergleich der Angebote verschiedener Unternehmen und Dienstleister vor und prüfen Sie die Funktionen der Buchungs-Systeme, bevor Sie sich festlegen.
Wagen Sie also den nächsten Schritt in die Online Terminbuchung!
